敏盛綜合醫院資訊長孫培然開發了一套自助式電子表單，將HIS系統無法顧及的40%紙本表單e化，變成可以透過行動裝置填寫的表單，來吸引使用者改變操作習慣，作為未來新一代HIS系統行動化變革的基礎
一家區域型醫院的運作，需要多少張紙本表單？100張？200張？還是500張？敏盛綜合醫院資訊長孫培然清查了全院醫生、醫技人員、護理人員工作需要的所有紙本表單後，自己也嚇了一跳。
敏盛醫院光是透過印刷廠印製的各式紙本表單，就已經多達500種，但是，其實還有更多是各單位自製的表單，數量還要多上好幾倍，舉凡不同疾病或治療過程，各有不同的治療計畫書、檢驗報告書、衛教文件、追蹤表單、統計報表、工作文件等。以癌症治療計畫書為例，14種癌症就需要14種不同的計畫書。
這些專用表單因數量需求不大，大多由各單位人員自行設計列印，不管是臨時性或經常會使用的，林林總總也多達1,500種。
孫培然表示，雖然敏盛發展e化也有十多年的歷史，透過委外廠商建置的HIS（醫療資訊系統）系統和各項醫療系統或子系統也多達上百套，但是，醫護人員仍然還需要使用上千種紙本表單，才能讓醫院順利運作。而且這不是敏盛特有的情況，對很多類似敏盛醫院這樣的區域型醫院，即使HIS系統的建置已有一定的成熟度，仍然需要數百甚至上千張紙本表單才能運作。
HIS只能滿足醫院6成表單需求，4成表單還未e化
以敏盛的經驗來看，孫培然說，HIS只能滿足醫院60%的表單需求，但仍有40％的工作表單還未e化，依然採取紙本表單。這也就是為何e化多年的敏盛醫院，仍然需要1,500張紙本表單的原因。
醫院當然也希望能夠達到全面e化，讓HIS可以100%滿足醫院所需，可是孫培然說，一般醫院的IT部門人力有限，光是處理HIS系統的問題和各式需求，就忙不過來了，也無力開發更多系統來滿足那些只能用於特定科別或病症的少量紙本表單。就算是委外開發，50張表單的客製化往往要價200萬元，每多一張再加價2萬元，以敏盛的情況，光是將送印的常用紙本表單e化，就要投資上千萬元，未來修改或異動時，還得請廠商重新修改程式，相當麻煩。
所以，當孫培然進入敏盛醫院擔任資訊長時，醫院高層要求他重新規畫新一代醫療資訊架構時，孫培然提出的策略，不是翻新HIS系統，反而是先解決這40%紙本表單的問題。
孫培然認為，因為醫生、醫技、護理人員經常需要到處移動，未來的醫院需要行動醫療，尤其像住院病患的醫療服務，就是必須在病床旁邊的就近服務，若能透過平板裝置或行動醫療車，當場檢視病歷資料、當場開立醫囑，才能讓病人更快速獲得照護，醫生若是巡房後才回到辦公室的電腦上輸入資料，就會慢一步。所以，「新一代HIS系統必須需能支援多裝置使用和上雲端。」他說，這是新一代敏盛HIS系統想要實現的理想。
不過，孫培然心中的藍圖要一次到位實現並不容易，敏盛醫院的HIS系統委外多年，系統已經老舊，需要大幅翻新甚至重新改寫才能更容易實現行動醫療的目標，而要自行開發一套全新的HIS系統，需要相當長的時間，而且翻新HIS系統，勢必要改變使用者的操作習慣，直接導入新一代HIS系統的挑戰很高。
所以，孫培然選擇了另外一種策略，也就是先從紙本表單e化著手，並讓這些表單能夠支援各種行動裝置，來吸引醫護人員逐漸習慣行動醫療的操作方式。
但是，孫培然不是像過去那樣，將一張張紙本表單逐一e化，而是打造了一套可以讓使用者自行客製的電子表單系統eDocument。原本負責製作表單的醫護人員，可以使用這個系統來設計各式各樣的表單，取代過去用Word設計表單再列印填寫的方式。而客製完成的電子表單則會集中部署到敏盛的表單入口網站，醫護人員可以用平板電腦開啟需要的表單來填寫，就像過去用Word製作表單後列印出來填寫一樣。
在這套電子表單系統中，提供了多種文字輸入欄位，甚至可以嵌入表格，也提供畫圖功能和影像欄位，讓使用者能在內建的各科醫療圖檔上加註標記，例如在內臟示意圖上標示發炎部位，甚至可以直接拍攝受傷部位，再加上說明。設計者也能使用內建的常用圖示來繪製家系圖，以呈現病患的家族關係以便做疾病追蹤。
孫培然表示，電子表單的設計思維，也和過去紙本表單的作法不同。過去為了用1張A4紙來設計表單以減少用紙或避免遺失，往往能填寫的空間和題目有限，遇到不易簡化成選項的問題，則大多採用開放式的問題，讓醫生用一段文字描述來記錄，例如對患病部位的說明，就難以化約成選擇題。但這樣的資料e化後只能整段保存而不易拆解成特定欄位需要的資料，也造成許多舊病歷電子化後只能供人閱讀（Human-Readable），而難以供機器判讀（Machine-Readable），現在則可使用更多選項式的欄位來輸入資訊，以產生機器可讀的內容。
這套電子表單可以和HIS系統串連，透過病歷號碼作為參數，能將HIS系統中已有的欄位資料，自動填寫到電子表單中來簡化輸入工作，而醫生開立醫囑過程若需要搭配表單，也能在HIS系統中增加一個按鈕超連結，來輸入與這份醫囑相關的表單文件。
孫培然還設計了表單的繼承機制，新的表單可以沿用舊有表單中的特定區塊，例如病患住院時的入院表單已經填寫了過去病史，護理站的護理評估表單則能直接套用「過去病史」這個區塊的欄位設計，填寫時則自動帶出入院時填寫的資料，減少重複輸入。
敏盛也將一些流程性的表單，例如跨部門會診單，重新依據不同科別拆解成多張表單，再依照填寫流程，利用繼承機制在後段的表單中增加前段表單中的部分資料。
不只改變表單製作過程，還改變分析利用的模式
e化表單不只改變傳統紙本表單的製作，還改變了後續利用的方式。過去，這些紙本表單填寫完畢後歸檔備查，若有同類型的表單要進行統計分析，例如要統計同一種病症的病患過去病史特徵，是糖尿病、高血壓還是心臟病患者居多，就得將這些紙本表單的資料輸入Excel才能統計。
